¿Cómo lo hacemos?

A. Solicitud de Compras 

  1. Verifique que el proveedor se encuentre creado (Secretaria dependencia / Auxiliar de Cuentas por Pagar).
  2. Si no se encuentra creado el proveedor, se debe enviar físicamente el formato de creación de proveedores y los documentos en él estipulados a la oficina de Cuentas por Pagar. (Secretaria dependencia).
  3. Verifique que el articulo esté creado (Secretaria dependencia).
  4. Si no se encuentra creado el articulo envíe un correo a creacionarticulos@javerianacali.edu.co, adjuntando imagen, cotización y descripción detallada (Secretaria dependencia/Auxiliar de Compras).
  5. Elabore la solicitud, la cual debe tener presupuesto valido y aprobación del jefe responsable (Secretaria dependencia).

B. Trámite de la solicitud 

  • El equipo de Compras analizará la solicitud, cotizará y realizará la negociación para la adquisición del bien (Auxiliar de Compras/Jefe de Compras).
  • De acuerdo con las condiciones pactadas en la negociación se procede a realizar seguimiento de la compra (Auxiliar de Compras).
  • Recibe los artículos físicamente y lo registra en el sistema (Auxiliar de Compras).
  • Coordina el despacho de los artículos a los usuarios (Auxiliar de Compras).
  • Entrega la factura con voucher para ser contabilizada en Cuentas por Pagar (Secretaria de Compras).

PARA TENER EN CUENTA

Si el proveedor es Persona Natural se debe adjuntar los siguientes documentos: 

  • Para compra de bienes: el formato de clasificación tributaria (Secretaria dependencia/Auxiliar Cuentas por Pagar).
  • Para compra de servicios: copia de la PILA de acuerdo con los ingresos generados por los servicios prestados y formato de clasificación tributaria (Secretaria dependencia / Auxiliar Cuentas por Pagar).
  • Los pagos de las suscripciones a eventos se deben realizar por transferencia bancaria. Si no existe esta posibilidad, se puede realizar con tarjeta de crédito, previa elaboración del voucher directo. (Secretaria dependencia, Auxiliar Cuentas por Pagar y Jefe de Compras).

 

 

COMITÉ DE COMPRAS

Toda compra superior a $ 5.000.000 debe ir a Comité de Compras para su análisis y aprobación, el cual se reúne los días miércoles.

La unidad solicitante debe entregar la siguiente información con 3 días de anterioridad:

  • Formato de Comité de Compras totalmente diligenciado
  • Cotizaciones e imagen del producto 

El Comité está conformado por: 

  • Vicerrector Administrativo - preside
  • Jefe de Compras y Servicios Especiales
  • Director del CSI o su delegado
  • Jefe de Servicios Operacionales

> Las compras de equipos de cómputo, licencias y periféricos deben tener el visto bueno del CSI para garantizar la compatibilidad con los equipos existentes.

 

¿Qué hacemos en el ciclo?

¡Capacitamos, brindamos apoyo y asesoría a nuestros usuarios!

  • Planeamos la adquisición de bienes y servicios de la Pontificia Universidad Javeriana Cali.
  • Seleccionamos y evaluamos proveedores.
  • Contribuimos a la sostenibilidad realizando negociaciones que permitan adquirir bienes de calidad a precios competitivos.
  • Administramos eficientemente los inventarios.
  • Generamos pagos oportunos de los bienes y servicios adquiridos por las Unidades.