Con el proyecto de Gestión Documental fortaleceremos nuestros procesos para brindar nuestro servicio con eficiencia y oportunidad.
Publicado: 05 / 02 / 2019
Creado por: dianalaverde
iter
Javeriana Colombia, hacia una nueva gestión.

Iter es el proyecto que nos permitirá generar una nueva forma de gestión en la Universidad eficiente y oportuna, que facilite la toma de decisiones, la orientación hacia los procesos y la generación de una experiencia positiva en la comunidad Universitaria, a través de la implementación de un sistema de gestión de documentos.

Historia del proyecto
El proyecto para la implementación de un Sistema de gestión documental se formaliza como tal en el año 2015, posterior a una serie de referencias nacionales e internacionales y un análisis de la pertinencia de la implementación del mismo para la gestión de la Universidad.

A finales de 2015 se constituye el Comité Operativo del Sistema Gestión documental, conformado por expertos, relacionados con la gestión documental y las recomendaciones del Archivo General de la Nación; el objetivo de este Comité es el de asesorar y dar las orientaciones para la implementación del Sistema de Gestión Documental, en sus primeras fases.

Posteriormente en 2017 se une al proyecto la seccional Javeriana Cali y apartir de esta fecha se trabaja conjuntamente en la definición de políticas, procedimientos y demás aspectos del sistema.

En el 2018 Iniciamos una nueva fase de selección de la plataforma a implementar y se unifica un equipo de 61 personas para dar inicio a Iter, de esta forma emprende el camino hacia una nueva gestión en la que a través de las diferentes fases identifica los cambios en tres procesos transversales para la universidad: la gestión de la correspondencia  interna y externa, la gestión de la hoja de vida del estudiante y del colaborador. Luego de identificar y construir las rutas óptimas para la operación y de configurarlas en la nueva plataforma tecnológica OnBase, el frente de gestión del cambio preparará a la Universidad y a los colaboradores que operarán el sistema, capacitándolos en la nueva gestión y sensibilizándolos en el correcto uso de la información que beneficiará a toda la comunidad Javeriana.

 

 

“La ciencia y la tecnología son un maravilloso producto de la creatividad humana donada por Dios”. Papa Francisco, Laudato Si’

Objetivo  Iter
Generar una nueva forma de gestión en la Universidad, eficiente y oportuna, que facilite la toma de decisiones, la orientación hacia los procesos y el fortalecimiento de una experiencia positiva en la comunidad Universitaria, a través de la implementación de una plataforma tecnológica orientada a la gestión de los documentos y la efectiva administración y uso de información en la Universidad. ​

Alcance Iter
El Sistema de gestión documental aplica a todos los documentos – físicos y digitales – y a toda la comunidad universitaria. Sin embargo, debido a la dimensión que esto implica, se comenzará por la implementación de los siguientes procesos:

  • Gestión de correspondencia interna y externa
  • Ciclo de gestión de hoja de vida del estudiante
  • Ciclo de gestión de hoja de vida del colaborador

Beneficios Iter

Contribución

  • Brinda una experiencia positiva a los diferentes estamentos de la Universidad al contar con la posibilidad de gestionar servicios digitales y darle seguimiento a los mismos. ​
  • Contribuye con la optimización de la gestión de los procesos académicos, administrativos y del medio universitario, mejorando los niveles de productividad.
  • Contribuye al logro de los objetivos estratégicos de la Universidad, tanto en Bogotá como en Cali, al permitir mayor efectividad en el proceso de toma de decisiones.

Aseguramiento

  • Asegura la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los documentos y la información contenida en ellos. ​
  • Mitiga el impacto por eventos o acciones que puedan producir daños a los documentos físicos y digitales. ​
  • Disminuye gastos en todo lo relacionado con los documentos físicos y digitales.

Transformación

  • Genera impactos positivos en el medio ambiente. ​
  • Mantiene a la Universidad a la vanguardia de la tecnología permitiéndole ser más competitiva. ​
  • Incrementa eficacia y eficiencia en la búsqueda, recuperación, inmediatez de la información y tiempos de respuesta en los servicios. ​

Fases

FASE I - Descubrimiento: En esta fase se realiza el descubrimiento de los procesos y procedimientos que quedarán implementados en las plataforma tecnológica OnBase. Se realizan reuniones con los diferentes dueños de los procesos administrativos y académicos de la universidad para identificar las necesidades, los cambios y los requerimientos para el efectivo funcionamiento de los nuevos procesos de correspondencia, hoja de vida del colaborador y hoja de vida del estudiante.

FASE II - Preparación de información e infraestructura: En esta fase la Universidad adecua la infrasestructura tecnológica necesaria para el efectivo funcionamiento de OnBase y la estructura de información necesaria para incluir en la herramienta.

FASE II - Construcción: En la fase de construcción los consultores de Datecsa configuran y parametrizan la plataforma tecnólogica deacuerdo a los requerimientos construidos y acordados entre el equipo de proyecto de  Cali y Bogotá en la fase de descrubrimiento.

FASE IV - Pruebas: En esta fase se prueba el sistema ya configurado con los requerimientos de la universidad, se capacitan a las personas que harán uso de la nueva solución en cada proceso, y se prepara a al Universidad para recibir los beneficos del cambio

FASE V - Salida en vivo: En esta fase se prende la plataforma tecnológica OnBase y se realia el soporte a los colaboradores que operarán el sistema

FASE VI - Estabilización: En esta fase los usurios finales adquieren la capacidad de uso del sistema, se solucionan los incidentes de tipo funcional y técnico. En esta fase es importante que todos pongamos de nuestra parte para operar de manera correcta y efectiva la nueva solución.

Logros a la fecha
A la fecha se han terminado las siguientes actividades y obtenido los siguientes resultados:

  • Diagnóstico de la situación actual de la Universidad en relación a la gestión de documentos físicos y electrónicos.
  • Diseño de los procedimientos del sistema de gestión documental –tanto para los documentos físicos como los documentos electrónicos –.
  • Diseño del nuevo modelo de gestión de correspondencia de la Universidad.
  • Selección y contratación de la herramienta tecnológica para dar soporte al Sistema de gestión de la Universidad.

Estado actual
El proyecto se encuentra en la FASE IV IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, específicamente se están estructurando los planes de trabajo para la parametrización de: Gestión de correspondencia, ciclo de gestión de hoja de vida de estudiante y ciclo de gestión de hoja de vida de colaborador en la herramienta seleccionada. Así mismo se está desarrollando con el proveedor, el análisis de los requerimientos para la parametrización de la herramienta, así como el alistamiento de la infraestructura tecnológica necesaria.

Próximamente

  • Lanzamiento y puesta en funcionamiento del nuevo modelo de correspondencia para la Universidad.
  • Diseño de procedimientos para autoservicio de estudiantes y colaboradores.

Haz clic aquí para conocer la web del proyecto en Javeriana Bogotá.

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