Definición:

Identifica la intensión y finalidad del proceso hacia la cual deben dirigirse los recursos y los esfuerzos para dar cumplimiento a una meta que persigue el proceso dentro del ciclo de gestión al que pertenece o dentro del modelo de procesos.

Estructura:

Lineamientos:

  • Está compuesto en su orden por el qué y el para qué.
  • El qué está conformado en secuencia por:
  1. El o los verbos:
  • Los verbos que se redactan en infinitivo (terminado en ar, er, ir).
  • Los verbos que se incluyan deben representar el propósito principal del ciclo.
  • Incluir como máximo 3 verbos.
  1. Característica de medición:
  • Involucrar conceptos medibles y observables directamente relacionados con el para qué del proceso a través de adjetivos calificativos asociados a los verbos y complementos que conforman el qué del mismo. Por Ejemplo: eficientemente, oportunamente.
  • Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 3, es decir, que primero se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
  1. Complemento
  • Indica sobre qué sujeto, aspecto, proceso o actor se aplican las acciones indicadas por los verbos.
  • Su ubicación en la estructura del qué puede variar a la posición del numeral 2, es decir, que primero se incluya el complemento y posteriormente la característica de medición.
  • El para qué está conformado en secuencia por:
  1. Para:
  • Descripción resumida del propósito principal del proceso, qué necesidad busca satisfacer el proceso.
  • El para qué proporciona la idea del indicador que determinará el resultado del objetivo.
  1. Cumplimiento:
  • Se refiere a la normativa aplicable en particular al proceso sobre la cual se debe asegurar el cumplimiento de parte del mismo.
  • Este no es un elemento obligatorio, es un componente deseable de incluir en el objetivo del proceso en el caso en que se rija formalmente por normatividad interna y/o externa.

Ejemplo:

  • Definir, coordinar e implementar soluciones tecnológicas seguras y oportunas que permitan optimizar los ciclos de gestión de la Universidad, sus procesos asociados y el servicio a los usuarios internos y externos de éstos de acuerdo con las directrices institucionales.
  • Comunicar y divulgar la información relacionada con la gestión por procesos a través de los ciclos de gestión hacia sus usuarios internos y externos de manera oportuna y confiable para dar a conocer permanentemente a la comunidad las políticas, actividades y conceptos que faciliten la cultura de gestión por procesos en la institución.

No se debe:

  • Incluir un listado de verbos que representan las actividades o procedimientos que contiene el proceso.
  • Repetir el nombre del proceso en el objetivo.
  • Perseguir el mismo propósito de otro proceso.
  • Hacer mención a áreas, departamentos, dependencias y/o unidades funcionales ni describir sus labores.
  • Citar detalladamente la normatividad aplicable al proceso (en casos de cambios en normativa lo que se debe ajustar es el normograma asociado al proceso).
  • Incluir varios propósitos al interior del mismo objetivo, es decir del mismo proceso.
  • Usar nombres de procesos similares al de los ciclos y evitar que los objetivos de procesos sean redactados de forma similar