Presentación

 

El Archivo de la Pontificia Universidad Javeriana es un archivo de carácter universitario, histórico y privado, es propietaria de sus documentos institucionales y tenedora de los fondos archivísticos adquiridos en razón de sus funciones.  Contiene además documentos públicos y privados para lo cual cumple las regulaciones establecidas por el Estado Colombiano.

 

Todos los Fondos Documentales que conformen el archivo de la Universidad, así como sus archivos especiales, formarán parte del Patrimonio Documental Javeriano.

 

El Archivo Central de la Seccional tiene como propósito la recuperación de los documentos producidos, recibidos y acumulados por la Seccional, y su custodia, para proteger la memoria institucional y su patrimonio cultural

 

Misión

“Proteger y conservar el Patrimonio Documental Javeriano como apoyo a la gestión presente; como testimonio académico y administrativo de su presencia en el país”.

Objetivos

Objetivo General:

Coordinar las directrices sobre normas y procedimientos archivísticos atendiendo al ciclo vital del documento y las normas legales que el estado colombiano establece con relación a la Gestión Documental, además responde por las transferencias documentales, cuadros de clasificación, tablas de retención documental, banco terminológico, normas para eliminación de documentos

Objetivo  Específico:

  • Garantizar la protección y conservación del Patrimonio Documental de la Seccional
  • Servir de Memoria Institucional
  • Contribuir a la gestión de la Universidad

Información General

El Archivo Central de la Universidad tendrá una Coordinación y administración centralizada siguiendo la normatividad archivística colombiana y sus reglamentos internos, responderá por el sistema de Archivos de la Seccional con el apoyo del Secretario General y el Comité del Sistema General de Archivo.

Composición y estructura

El Archivo está compuesto por todos los documentos que se producen o se reciben en la Universidad de acuerdo a sus actividades, se generan desde la oficina de gestión carpetas o expedientes que posteriormente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental serán transferidas al Archivo Central para su conservación, consulta o su disposición final.

Servicios
  • Recepción y custodia de la documentación producida y recibida por la Universidad.
  • Consulta de documentos que están en custodia.
  • Préstamo de documentos a las unidades administrativas de la Universidad.
  • Eliminación de Documentos.
  • Responde por las transferencias electrónicas y Acta de entrega.
  • Acceso Web para consulta de la documentación que reposa en el Archivo Central.
  • Capacitación permanente a los responsables de Archivo de Gestión.
  • Elaboración de instrumentos archivísticos.

Normativa General

El Archivo Central se rige bajo la normatividad establecida por el Archivo General de la Nación, Estatutos, reglamento general y reglamentos particulares javerianos, así como su planeación institucional.

ACUERDO N° 562 (Modificación del Reglamento Orgánico de la Sede Central de la Universidad sobre el Sistema General de Archivos) (Ver Acuerdo)

Mediante este acuerdo se crea el Sistema General de Archivos de la Pontificia Universidad Javeriana

RESOLUCIÓN N° 566 (Comité del Sistema General de Archivos)

Mediante esta resolución se crea el Comité del Sistema General de Archivos de la Pontificia Universidad Javeriana como un grupo asesor de la alta dirección responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y  de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. (Ver Resolución)

ACTA 223 DEL 4 DE ABRIL DE 2013

Mediante esta acta se oficializa la participación de la Seccional Cali en el Sistema General de Archivos de la Pontificia Universidad Javeriana. (Ver Acta)

Equipo Humano/Archivo Central
 
Pablo Rubén Vernaza Gómez
Secretario general de la Seccional
Jefe de Archivo Central
Tel:+57 (2) 3218200 ext 8285
 

Diana Pérez Martínez
Coordinadora Archivo Central
Tel:+57 (2) 3218200 ext 8354
 

Rosa Cecilia Nuñez Gutiérrez
Auxiliar Archivo Central
Tel:+57 (2) 3218200 ext 8536
 

Andrea Parra O.
Andrea Parra Orozco
Auxiliar Archivo Central
Tel:+57 (2) 3218200 ext 8536
 

José Arlex Molano Muñoz
Auxiliar Archivo Central
Tel:+57 (2) 3218200 ext 8536
 

Definición

Es el proceso mediante el cual las instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las tablas de retención o las de valoración documental.

Transferencia Primaria

Es el traslado de documentos del Archivo de Gestión (o de oficina) al Archivo Central, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación precaucional. Es importante tener en cuenta los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental. 

Beneficios

Los beneficios que conllevan la realización de las transferencias son:

  • Evitan la aglomeración de documentos en las áreas destinas para las oficinas.
  • Mejoran el manejo administrativo de la documentación.
  • Conservan precaucional o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el cuidado y aquella útil como fuente de información histórica. 
  • Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, fusión o supresión. 
Procedimiento

Se realiza de acuerdo a la normatividad archivística en el formato de Inventario Transferencia de Documentos de Archivo.

Este procedimiento se realiza únicamente con la persona designada por el jefe como responsable del archivo de oficina.

 

  • Enviar el formato de Inventario Transferencia de Documentos de Archivo diligenciado al correo jarlex@javerianacali.edu.co y/o  aparrao@javerianacali.edu.co.
  • Definir programación para la respectiva entrega del archivo físico y  la custodia en el archivo.
  • En el Archivo Central, con la persona responsable del archivo de oficina, se revisa el registro del formato  y se hace las respectivas correcciones.
  • Después de realizar el proceso de revisión y entrega de la transferencia, se da una constancia del traslado generando un acta de entrega de documentos de archivo.
  • El formato definitivo queda almacenado en sitios Archivo Central y se envía una copia al correo electrónico a la persona encargada en formato PDF.

Consulta y préstamo

Con el fin de dar acceso a sus documentos, el Archivo Central ofrece un servicio de préstamo y consulta de sus fondos.La solicitud de préstamo de documentación, se realizará por la unidad productora o unidad que haya heredado sus funciones. La solicitud de documentos por un órgano o unidad administrativa distinta del productor de la documentación debe ser autorizada por él.

 

 

Objetivo: Apoyar a la Universidad en las buenas prácticas de Gestión Documental a través de lineamientos y actividades que se deben realizar para la consulta y préstamos de los documentos que reposan en la oficina del Archivo Central.

Alcance: Inicia desde la solicitud para la consulta y préstamo de los documentos a la oficina del Archivo Central hasta la entrega de la información solicitada por las unidades administrativas y la devolución de los mismos.

En la Oficina del Archivo Central: Solo podrá realizarse dentro de la oficina.

Consulta desde la aplicación del Archivo Central en la web: La consulta se puede realizar por la página de la Universidad, según permisos asignados a los usuarios desde la oficina de Archivo Central.

 

(Ver instructivo consulta Archivo WEB).

 

PRESTAMOS:

Se realizará teniendo en cuenta si el expediente está digitalizado o no, y de acuerdo al trámite que el usuario requiera, este deberá atender a lo estipulado por el Archivo Central, diligenciando el respectivo formato para el préstamo. La unidad solicitante del préstamo es responsable de la documentación prestada, que deberá devolverla en las mismas condiciones de integridad, ordenación y conservación en que las haya recibido..

 

  • Diagrama del procedimiento de préstamo
  • Formulario de solicitud de préstamo

Digitalización

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (Papel, Video, Sonido, microfilm, entre otros) que solo puede ser leída o interpretada por un computador.

La digitalización de documentos en soporte papel, de archivos de gestión y centrales, se realiza para agilizar su búsqueda en caso de consulta permanente o por varios usuarios a la vez. 

  • Consulta el manual para digitalizar aquí.

Consulta Archivo Web

 

Es el aplicativo que permite a los usuarios de las distas unidades consultar los documentos que se encuentran custodiados en el Archivo Central a través  de su computador. 

 

  • Instructivo consulta WEB Archivo


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Tablas de retención y cuadros de clasificación documental

Tabla De Retención Documental (TRD)

Es un listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Acuerdo 027 de 2006).

Cuadro De Clasificación Documental (CCD)

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. (Acuerdo 027 de 2006).

Series y subseries

Serie documental:

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie:

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

 

Rectoría
  • Oficina del Rector

  • Oficina Jurídica

  • Oficina Secretaría General

  • Oficina Archivo Central

  • Oficina de Comunicaciones

  • Oficina de Relaciones Internacionales

  • Oficina de Relación con los Egresados

  • Oficina de Apoyo a la Planeación
  • TRD
  • CCD

  • Oficina de Responsabilidad Social

  • Oficina de Relaciones Universidad-Entorno
  • TRD
  • CCD

  • Centro de Multimedios
  • TRD
  • CCD

  • Emisora Javeriana Estéreo
  • TRD
  • CCD

Vicerrectoría académica
  • Oficina del Vicerrector Académico

  • Oficina de Desarrollo Académico

  • Oficina de Gestión Profesoral
  • TRD
  • CCD

  • Oficina de Gestión Estudiantil

  • Oficina de Investigación, Desarrollo e Innovación
  • TRD
  • CCD

  • Oficina de Consultoría y Educación Continua

  • Oficina de Apoyo al Emprendimiento
  • TRD
  • CCD

  • Oficina de Registro Académico y Admisiones

  • Oficina de Promoción Institucional

  • Oficina de para el Fomento del Uso de las Tecnologías de Información y Comunicación-JAVEVIRTUAL
  • TRD
  • CCD

  • Instituto de Estudios Interculturales
  • TRD
  • CCD

  • Sello Editorial Javeriano

  • Biblioteca General

 

Vicerrectoría del medio universitario
  • Oficina del Vicerrector del Medio Universitario

  • Centro de Bienestar

  • Centro de Expresión Cultural

  • Centro Deportivo

  • Centro San Francisco Javier

 

Facultad de ciencias económicas y administrativas
  • Decanatura de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

  • Secretaría de la Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas

  • Departamento de Contabilidad y Finanzas

  • Departamento de Economía

  • Departamento de Gestión de Organizaciones

  • Carrera de Administración de Empresas

  • Carrera de Contaduría Pública

  • Carrera de Economía

  • Carrera de Negocios Internacionales

  • Maestría en Administración de Empresas - Executive MBA
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Administración de Empresas - CALI
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Administración de Empresas - PASTO
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Administración de Empresas - PEREIRA
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Ciencias Económicas y de Gestión
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Finanzas
  • TRD
  • CCD

  • Maestría en Mercadeo
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Administración de Salud
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Contabilidad Financiera Internacional
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Finanzas
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Gerencia Social
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Gestión Tributaria
  • TRD
  • CCD

  • Especialización en Negocios Internacionales
  • TRD
  • CCD

Facultad de humanidades
  • Decanatura de la Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales

  • Secretaría de la Facultad de Humanidades y Ciencias Sociales

  • Departamento de Arquitectura, Arte y Diseño

  • Departamento de Ciencia Jurídica y Política

  • Departamento de Ciencias Sociales

  • Departamento de Comunicación y Lenguaje

  • Departamento de Humanidades

  • Carrera de Artes Visuales

  • Carrera de Ciencia Política

  • Carrera de Comunicación

  • Carrera de Derecho

  • Consultorio Jurídico

  • Carrera de Diseño de Comunicación Visual

  • Carrera de Filosofía

  • Carrera de Arquitectura

  • Carrera de Psicología

  • Maestría en Asesoría Familiar - Modalidad Virtual

  • Maestría en Derecho Empresarial

  • Maestría en Derechos Humanos y Cultura de Paz

  • Maestría en Educación

  • Maestría en Familia

  • Maestría en Psicología de la Salud

  • Especialización en Derecho Comercial

  • Especialización en Cultura de Paz y Derecho Internacional Humanitario

  • Especialización en Neuropsicología Infantil

  • Especialización en Procesos Humanos y Desarrollo Organizacional

  • Especialización en Seguridad Social

Facultad de ingeniería
  • Decanatura de la Facultad de Ingeniería

  • Secretaría de la Facultad de Ingeniería

  • Departamento de Ingeniería Civil e Industrial

  • Departamento de Electrónica y Ciencias de la Computación

  • Departamento de Ciencias Naturales y Matemáticas

  • Carrera de Biología

  • Carrera de Ingeniería Civil

  • Carrera de Ingeniería de Sistemas y Computación

  • Carrera de Ingeniería Electrónica

  • Carrera de Ingeniería Industrial

  • Carrera de Matemáticas Aplicadas

  • Doctorado en Ingeniería

  • Maestría en Ingeniería

  • Maestría en Ingeniería Civil

  • Maestría en Ingeniería de Software

  • Especialización en Gerencia de Construcciones

  • Especialización en Ingeniería de la Calidad

  • Especialización en Ingeniería de Software

  • Especialización en Logística Integral

  • Especialización en Sistemas Gerenciales de Ingeniería
  • Especialización en Gestión del Consumo de la Energía Eléctrica

  • Centro de Automatización y Procesos - CAP
  • TRD
  • CCD

Facultad de ciencias de la salud
  • Decanatura de la Facultad de Ciencias de la Salud

  • Secretaría de la Facultad de Ciencias de la Salud

  • Departamento de Ciencias Básicas de la Salud

  • Departamento de Salud Pública y Epidemiología

  • Departamento de Clínicas Médicas

  • Departamento de Clínicas Quirúrgicas

  • Departamento Materno Infantil

  • Carrera de Medicina

  • Carrera de Enfermería

  • Carrera de Nutrición y Dietética

  • Maestría en Salud Pública

  • Especialización en Oftalmología

Manuales
  • Formato Carpeta Institucional
  • Guía Carpeta Institucional

Protocolos
  • Acta Institucional

 

Es el aplicativo que permite a los usuarios de las distas unidades consultar los documentos que se encuentran custodiados en el Archivo Central a través  de su computador. 

 

  • Instructivo consulta WEB Archivo


Visita el portal del colaborador aquí

“Proteger y conservar el Patrimonio Documental Javeriano como apoyo a la gestión presente; como testimonio académico y administrativo de su presencia en el país”